Die europäische KI-Verordnung, oft AI Act genannt, klingt nach einem Thema für Konzerne und Softwarehersteller. Ein Teil davon betrifft aber fast jeden Betrieb, der KI-Werkzeuge nutzt: die Pflicht zur KI-Kompetenz in Artikel 4. Sie gilt seit dem 2. Februar 2025 und wurde im Sommer 2026 geändert.
Dieser Beitrag erklärt, was dahintersteckt und was Sie praktisch tun können. Er ist keine Rechtsberatung. Die Verordnung und ihre Auslegung entwickeln sich weiter, und die Fachleute sind sich nicht in jedem Punkt einig. Ob und wie die Pflichten Ihren Betrieb betreffen, klären Sie mit einem Anwalt oder Ihrem Datenschutzbeauftragten (Stand: September 2026).
Was in Artikel 4 steht
Artikel 4 richtet sich an zwei Gruppen: an die Anbieter, die KI-Systeme entwickeln und verkaufen, und an die Betreiber, die KI-Systeme in ihrer beruflichen Tätigkeit einsetzen. Betreiber sind also auch Unternehmen, die ihren Mitarbeitern ChatGPT, Microsoft Copilot oder ein Übersetzungswerkzeug mit KI zur Verfügung stellen.
In der ursprünglichen Fassung sollten Anbieter und Betreiber sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Gemeint ist das Wissen, das man braucht, um KI sachkundig einzusetzen: was die Werkzeuge können, wo sie Fehler machen und welche Folgen ihr Einsatz haben kann. Dabei zählen die Vorkenntnisse der Mitarbeiter und das, wofür die KI eingesetzt wird.
Was sich 2026 geändert hat
Mit dem sogenannten Digital Omnibus hat die EU die KI-Verordnung überarbeitet. Die Änderungsverordnung ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Für Artikel 4 heißt das nach unserem Verständnis: Die Pflicht besteht weiter, ist aber anders gefasst. Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter zu fördern. Ein bestimmtes Kompetenzniveau jedes Einzelnen müssen sie nicht mehr gewährleisten. Was der Omnibus sonst noch geändert hat, fasst die Meldung KI-Verordnung geändert zusammen.
Praktisch bleibt die Aufgabe dieselbe: Wer KI-Werkzeuge einführt, erklärt sie auch. Geändert hat sich eher, woran man gemessen wird. Es geht darum, dass der Betrieb sich erkennbar kümmert, nicht darum, dass jeder Mitarbeiter eine Prüfung besteht.
Der Omnibus hat außerdem die Pflichten für sogenannte Hochrisiko-KI verschoben. Für die meisten dieser Systeme gelten sie nun ab dem 2. Dezember 2027, für KI in bestimmten regulierten Produkten ab dem 2. August 2028. Für einen Betrieb, der KI zum Schreiben und Zusammenfassen nutzt, spielt das meist keine Rolle. Aufmerksam sollten Sie werden, wenn KI über Menschen mitentscheiden soll, etwa bei der Auswahl von Bewerbern. Solche Einsätze können als Hochrisiko gelten und gehören vorher rechtlich geprüft.
Was KI-Kompetenz praktisch heißt
Niemand muss verstehen, wie ein Sprachmodell rechnet. Die Mitarbeiter sollten wissen, was für ihre Arbeit mit dem Werkzeug wichtig ist. Das hängt von der Rolle ab:
| Rolle | Was sie wissen sollte |
|---|---|
| Alle, die ein KI-Werkzeug nutzen | welches Werkzeug freigegeben ist, welche Daten hinein dürfen, dass Antworten falsch sein können und geprüft werden |
| Führungskräfte | wofür die Abteilung KI nutzt, wer die Ergebnisse verantwortet, wann eine Frage an die Geschäftsführung geht |
| Wer KI-Werkzeuge auswählt oder einrichtet | Verträge und Speicherort, Rechte und Freigaben, was protokolliert wird |
| Geschäftsführung | wo KI im Betrieb eingesetzt wird und wo nicht, und wer sich darum kümmert |
Die Kernbotschaft für alle ist einfach: KI liefert Vorschläge, keine Entscheidungen. Wer ein Ergebnis verwendet, hat es gelesen und steht dafür ein. Warum das so ist, steht im Beitrag Was KI im Betrieb nicht kann.
Welche Maßnahmen sinnvoll sind
Die Verordnung schreibt weder eine bestimmte Schulung noch ein Zertifikat vor. Seien Sie deshalb vorsichtig bei Angeboten, die mit einem „Pflichtzertifikat“ werben. Für die meisten Betriebe reichen einige überschaubare Schritte:
- Überblick schaffen. Schreiben Sie auf, welche KI-Werkzeuge im Betrieb genutzt werden, von wem und wofür. Dazu gehören auch die Werkzeuge, die niemand offiziell eingeführt hat. Wie Sie davon erfahren, ohne dass jemand Angst haben muss, beschreibt der Beitrag Schatten-IT und Schatten-KI.
- Regeln aufschreiben. Welches Werkzeug ist freigegeben, welche Daten dürfen hinein, wer prüft das Ergebnis? Eine Seite genügt. Was hineingehört, zeigt der Beitrag ChatGPT und Copilot im Unternehmen.
- Einweisen. Eine kurze Einweisung pro Werkzeug, am besten mit Beispielen aus der eigenen Arbeit: eine gute Antwort, eine falsche Antwort, ein Text, der so nicht hinausgehen darf.
- Einen Ansprechpartner benennen. Jemanden, den man fragen kann, wenn man unsicher ist oder etwas schiefgegangen ist.
- Festhalten, was erledigt ist. Wer wann eingewiesen wurde und welche Regeln gelten. Das hilft, wenn später jemand fragt, und es zeigt, wo noch etwas fehlt.
- Auffrischen. Werkzeuge ändern sich, Mitarbeiter kommen neu dazu. Planen Sie die Einweisung als festen Teil der Einarbeitung ein.
Kennzeichnung, wo Kunden mit KI sprechen
Neben Artikel 4 enthält die Verordnung Transparenzpflichten, die seit August 2026 gelten. Vereinfacht gesagt: Wer mit einem KI-System spricht, soll das erkennen können, und bestimmte KI-erzeugte Inhalte sollen als solche erkennbar sein. Für einen Betrieb wird das vor allem dann wichtig, wenn Kunden mit KI in Kontakt kommen, etwa über einen Chatbot auf der Website. Was dabei zu beachten ist, beschreibt der Beitrag Ein Chatbot auf der Website.
Checkliste
- Wissen Sie, welche KI-Werkzeuge in Ihrem Betrieb genutzt werden?
- Gibt es freigegebene Werkzeuge mit Geschäftskonten statt privater Zugänge?
- Stehen die Regeln für die Nutzung auf einer Seite, die alle kennen?
- Wurden die Mitarbeiter eingewiesen, und ist das festgehalten?
- Gibt es einen Ansprechpartner für Fragen?
- Entscheidet irgendwo eine KI über Menschen mit, und ist das rechtlich geprüft?
KI-Kompetenz ist weniger eine Pflichtübung als die Voraussetzung dafür, dass KI im Betrieb überhaupt etwas bringt. Wer seine Werkzeuge kennt, setzt sie dort ein, wo sie helfen. Wo das in Ihrem Betrieb sein könnte, finden wir gemeinsam heraus. Wie, zeigt unsere KI-Beratung.
