In vielen Betrieben wird KI längst genutzt, nur eben privat: Mitarbeiter lassen Texte formulieren, Anfragen zusammenfassen oder Tabellen auswerten, mit eigenen Konten und ohne Absprache. Das ist kein Fehlverhalten, sondern ein Zeichen, dass das Unternehmen noch kein passendes Werkzeug bereitgestellt hat. Die Arbeit ist da, die Hilfe fehlt.
Wer KI geordnet einführen will, stößt auf vier Fragen. Dieser Beitrag beantwortet sie. Er ersetzt keine rechtliche Beratung, zeigt aber, worauf es in der Praxis ankommt.
Unsere Daten sollen nicht in die Cloud. Geht KI dann überhaupt?
Ja. Nicht jede KI muss bei einem großen Anbieter laufen. Sprachmodelle lassen sich auch auf eigener Hardware betreiben, im eigenen Rechenzentrum oder auf einem Server im Haus. Dann verlassen die Daten Ihr Unternehmen nicht.
Das hat Vor- und Nachteile. Ein Modell im Haus braucht passende Hardware und Pflege. Dafür kann es auf Daten zugreifen, die Sie keinem externen Dienst anvertrauen würden, etwa das Netzlaufwerk oder freigegebene Postfächer. Oft ist eine Mischung sinnvoll: Sensible Aufgaben laufen im Haus, unkritische bei einem Anbieter. Welche Daten wohin gehen dürfen, legen wir für jede Aufgabe fest, bevor sie umgesetzt wird. Mehr dazu steht im Beitrag KI im eigenen Haus betreiben.
Die KI macht Fehler. Wie soll man sich darauf verlassen?
Gar nicht blind, und das ist auch nicht nötig. KI-Modelle machen Fehler. Sie können Angaben falsch zuordnen, etwas übersehen oder eine Antwort überzeugend formulieren, die nicht stimmt. Wer das ignoriert, wird enttäuscht.
Deshalb setzen wir KI so ein, dass sie vorschlägt und ein Mensch entscheidet. Ein Beispiel: Die KI gleicht eine Auftragsbestätigung mit der Bestellung ab und markiert Abweichungen. Ein Mitarbeiter prüft die markierten Stellen und gibt frei. Die KI nimmt die mühsame Suche ab, die Verantwortung bleibt beim Team.
Wichtig ist, vor der Einführung festzulegen, wie gut die Ergebnisse sein müssen. Wir testen die Anwendung an Ihren echten Vorgängen, auch an schwierigen, und messen, wie oft sie richtig liegt. Erst dann entscheiden Sie, ob sie in den Alltag geht. Wo KI an ihre Grenzen stößt, beschreibt der Beitrag Was KI im Betrieb nicht kann.
Was ist mit Datenschutz und KI-Verordnung?
Beides spielt eine Rolle, und beides lässt sich handhaben, wenn man es von Anfang an mitdenkt. Wir dokumentieren für jede Aufgabe, welche Daten verarbeitet werden, wohin sie gehen und wer die Ergebnisse prüft. Ihren Datenschutzbeauftragten beziehen wir von Anfang an ein.
Zur KI-Verordnung gehört unter anderem, dass Mitarbeiter, die mit KI arbeiten, ausreichend geschult sind. Auch das planen wir bei der Einführung mit. Eine rechtliche Bewertung Ihres Vorhabens nehmen wir nicht vor. Die Dokumentation, die dabei entsteht, gibt Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrer Rechtsberatung aber eine gute Grundlage.
Wir haben schon etwas selbst entwickelt. Und jetzt?
Das ist häufig so. Mit KI-Werkzeugen entstehen heute schnell erste Anwendungen, und viele davon funktionieren im Test erstaunlich gut. Im Alltag fehlt dann oft etwas: eine Anmeldung mit Rechten, ein sicherer Umgang mit den Daten, Sicherungen oder jemand, der die Anwendung pflegt.
Wir sehen uns an, was Sie haben und was für den dauerhaften Einsatz noch fehlt. Eine erste Einordnung gibt unser Produktionsreife-Check: zwölf Fragen, die zeigen, wo eine Anwendung schon alltagstauglich ist und wo nicht.
Womit fängt man an?
Mit einer einzigen Aufgabe, bei der viel Routine anfällt und der Nutzen leicht zu erkennen ist. Wir erproben sie mit Ihrem Team an echten Vorgängen und rechnen nach, was sie bringt. Erst wenn sich das gelohnt hat, kommt die nächste Aufgabe dazu.
