Eine Prozessanalyse klingt nach viel Aufwand und nach Beratern, die wochenlang im Betrieb sitzen. So muss es nicht sein. Im Kern geht es um eine einfache Frage: Wo geht bei Ihnen heute Zeit verloren, und was lässt sich daran ändern?

Die folgenden Abschnitte beantworten die Fragen, die wir vor dem ersten Termin am häufigsten hören. Wie die Analyse Schritt für Schritt abläuft, steht auf der Seite zur Prozessanalyse.

Dafür haben wir keine Zeit - wie viel Aufwand ist das für unser Team?

Weniger, als viele erwarten. Wir begrenzen die Aufnahme auf einen vereinbarten Bereich und stimmen die Termine vorab ab. So wissen Ihre Mitarbeiter, wann sie gebraucht werden und wann nicht.

In der Regel sehen wir uns einen echten Vorgang an, Station für Station. Pro Station rechnen wir mit etwa einem Vormittag. Eine fertige Prozessbeschreibung müssen Sie nicht vorbereiten - genau die entsteht ja bei der Analyse.

Wen brauchen Sie aus unserem Betrieb?

Drei Dinge helfen uns am meisten:

  • Die Menschen am Prozess. Mitarbeiter, die die Arbeit täglich erledigen. Sie kennen die Ausnahmen, die in keinem Handbuch stehen.
  • Jemanden, der entscheiden kann. Oft hakt es an Übergaben zwischen Abteilungen. Dafür braucht es eine Person, die über Bereichsgrenzen hinweg entscheiden darf.
  • Einen echten Vorgang. Ein typischer Auftrag oder Servicevorgang mit den Programmen, Listen und Unterlagen, die dabei wirklich genutzt werden.

Steht ein Systemwechsel im Raum, nehmen wir zusätzlich Datenzugänge, besondere Regeln und Abhängigkeiten zu anderen Programmen auf.

Wir wissen doch selbst, wie wir arbeiten

Das stimmt, und genau darauf bauen wir auf. Jeder im Betrieb kennt seinen Teil sehr genau. Was dagegen selten jemand vollständig sieht, sind die Übergaben dazwischen: Wer wartet auf wen? Wo wird etwas zweimal erfasst? Welche Information fehlt, wenn ein Vorgang die Abteilung wechselt?

Diese Lücken fallen im Alltag kaum auf, weil jeder sie mit Erfahrung, Nachfragen und eigenen Listen überbrückt. In der Analyse werden sie sichtbar, und dann lässt sich entscheiden, welche davon sich zu schließen lohnen.

Wird das nicht ein Papierberg?

Nein. Wir schreiben nicht zuerst ein dickes Pflichtenheft für alles. Stattdessen entsteht zunächst ein grobes Bild vom Ganzen, damit die Richtung stimmt. Ausgearbeitet wird dann ein Bereich nach dem anderen - dort, wo es am meisten klemmt.

Nach jedem Schritt entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht. Am Ende stehen drei überschaubare Ergebnisse: eine Prozessdokumentation, die Ihre Mitarbeiter wiedererkennen, ein Grobkonzept und für den ersten Bereich ein Feinkonzept mit Aufwandsschätzung. Was die beiden Konzepte unterscheidet, erklärt der Beitrag Grobkonzept und Feinkonzept.

Am Ende soll doch nur Software verkauft werden

Diese Sorge verstehen wir. Nicht jedes Problem braucht aber neue Software. Manchmal ist eine klare Zuständigkeit oder eine feste Absprache die bessere Lösung, und dann sagen wir das auch.

Wichtig ist uns deshalb: Die Unterlagen gehören Ihnen. Prozessdokumentation, Grobkonzept und Feinkonzept können Sie auch ohne anschließenden Entwicklungsauftrag nutzen - intern, mit einem anderen Anbieter oder als Grundlage für eine spätere Entscheidung.

Was passiert nach der Analyse?

Sie haben ein gemeinsames Bild vom heutigen Ablauf, eine Einschätzung, wo der größte Nutzen für den Aufwand liegt, und für den ersten Bereich eine Aufwandsschätzung. Damit können Sie entscheiden, ob Sie etwas ändern, was zuerst kommt und ob dafür Software nötig ist.

Möchten Sie den ersten Bereich umsetzen lassen, knüpfen wir direkt an die Unterlagen an. Dieselben Leute, die Ihre Prozesse aufgenommen haben, entwickeln dann auch die Software. So geht zwischen Analyse und Umsetzung möglichst wenig verloren.